Voorbeelden & referenties

Projectmanagement herhuisvesting

Opdracht
Coördinatie, proces- en projectbegeleiding bij herhuisvesting

Situatie
Opdrachtgever had besloten om te verhuizen vanuit een eigendomspand met kantoor, terrein en opslag naar 4 kantoorverdiepingen in een multi tenant hoogbouw. Dit gecombineerd met het afstoten van 40% vloeroppervlakte. Nieuwe locatie was nog in ontwikkeling/aanbouw. Daarbij zou hun rol van eigenaar wijzigen naar die van huurder. De architect was reeds gecontracteerd. Opdrachtgever wilde transparantie naar en betrokkenheid van eigen medewerkers.

Aanpak
Focus initieel was gericht op het opzetten van een projectorganisatie en communicatie/besluitlijnen (stuur/projectgroep en werkgroepen). Daarnaast diende er voldoende aandacht gegeven te worden aan bewustwording bij de medewerkers ten aanzien van de ingrijpende wijzigingen die men zou ervaren. Het ontwerpproces van de architect moest bewaakt en bijgestuurd worden op functionele behoeften, haalbaarheid en kosten. Ook afstemming met de ontwikkelaar omtrent voortgang bouw en geïntegreerde implementatie van inrichting/verbouwingswensen vormde een aandachtspunt. Daarnaast werden navolgende zaken opgepakt;

• Aanbestedingsprocessen inzake o.a. verbouwing, werkplekinrichting en verhuizing.
• Bewaking en controle ten tijde van uitvoering, inclusief oplevering en overdracht.
• Coördinatie van fysieke verhuizing.
• Voorbereiding, afstemming supportdisciplines, communicatie, uitvoering en oplevering.

Doorlooptijd
18 maanden

Toetsing interne dienstverlening

Opdracht
Facilityscan

Situatie
Opdrachtgever betreft een gerenommeerd Ingenieursbureau dat al geruime tijd gelokaliseerd is langs de A2 te 's Hertogenbosch. De interne dienstverlening was naar eigen mening op orde, echter men wilde dit vanuit een breder perspectief toetsen.

Aanpak
Middels een rondleiding door het kantoor en een interactieve sessie aansluitend, werden ruim 100 aandachtspunten behandeld. Hierbij werd een 1 op 1 interview toegepast.

Oordeel klant
Vanwege de laagdrempelige werkwijze voelde het meer als een verfrissend gesprek tussen gelijkgestemden dan een "verplichte" invuloefening. De punten die ter sprake kwamen waren relevant en werden op een passend niveau behandeld. Daarbij werden er kritische punten aangehaald. Mij een dagdeel geïnteresseerd bij de les houden is al een prestatie op zich. `Joost had helemaal gelijk, zo af toe de boel wat opschudden en bij de tijd brengen is gewoon een goed idee. De Facilityscan heeft ons een paar goede aandachtspunten opgeleverd. En daar gaan we nu mee verder.’

E. Wagemaker
directeur eigenaar

Optimalisatie interne dienstverlening

Opdracht
Maandelijks directieadvies

Situatie
Opdrachtgever, wilde beter grip verkrijgen op de interne dienstverlening, omdat nu zaken tussendoor werden gedaan zonder verankering van activiteiten of processen. Continuïteit en kennis ontbrak.

Aanpak
Gestart werd met het houden van de Facilityscan, om de hoofd- en bijzaken te scheiden. Dit leidde tot 12 prioriteiten welke men wenste aan te pakken. In samenwerking met beschikbare medewerkers werden doelen vertaald naar acties en in de tijd uitgezet.

Deze werden voornamelijk zelfstandig opgepakt, waarbij maandelijks controle/bijsturing plaatsvond. Tussentijdse vragen werden telefonisch of per mail gesteld.

Oordeel klant
De Facilityscan heeft ons erg geholpen in het aanbrengen van structuur en in het strategisch en lange termijn denken over facilities. Het bracht duidelijke prioriteiten naar boven waar we nu mee aan de slag kunnen. De tussentijdse controlemomenten en bijsturing houden de vaart erin en voorkomen dat we onnodig werk doen. Ook het tussendoor klankborden is waardevol.

M.Oostendorp

Advisering bij aanbesteding

Opdracht
Directieadvies

Situatie
Een bestaande relatie van Heijmans was voornemens een lopend landelijk contract te bundelen en deze aan één van hun leveranciers te gunnen, waaronder Heijmans. Heijmans zocht een kritische sparringpartner die met een externe exploitatie blik én vanuit de optiek van de klant naar hun voorstellen wilde kijken en meedenken.

Aanpak
Middels plenaire bijeenkomsten gingen klant en leverancier met elkaar het gesprek aan omtrent behoeften, verwachtingen, mogelijkheden en innovatieve voorstellen. Daarnaast werden enkele referentielocaties bezocht waar men reeds het beheer uitvoerde.

Vanuit de rol van toehoorder/toeschouwer zijn diverse bevindingen vastgelegd en teruggekoppeld. Daarbij middels een vereenvoudigde SWOT analyse een vertaalslag gemaakt naar verbeterpunten. Vervolgens zijn in samenwerking met de contractmanager diverse acties ter optimalisatie geformuleerd en voorgelegd. Dit resulterend in aanpassingen van eerdere klantbenadering en invulling van verbetervoorstellen.

Oordeel klant
Voor het objectief beschouwen van onze plenaire bijeenkomsten hebben wij Joost Kissels ingehuurd. Binnen technische organisaties moeten wij ervoor waken dat de gesprekken en discussies niet te inhoudelijk worden en de kernvraag en doelstelling te ver weg komen te staan. Joost heeft ons hier enorm mee geholpen en wist op de juiste momenten de kritische vragen te formuleren en zelfreflectie tot stand te brengen. Als team zijn wij mede door zijn inbreng getriggerd om zaken vanuit meerdere perspectieven te beschouwen.

Frank Turfboer
manager onderhoud